внутреняя и внешная среда организации

Австрийский психолог Виктор Франкл в годы войны, попав в немецкий концлагерь, изучал психологию выживания. Он написал книгу о своей жизни в концлагере «Человек в поисках смысла». Размышляя о судьбах заключенных, он пришел к выводу, что разница между теми, кто выжил и теми, кто нет, заключалась в одном - стремлении к смыслу. Франкл установил, что более успешно при сравнительно одинаковых условиях выживали узники, имевшие четкую цель выжить (сбежать, дождаться освободителей и т.д.). Поэтому важно, чтобы цели всегда были осознаны и реальны. Успех организации обеспечивается единением всех работников для достижения цели; лидером-руководителем, обеспечивающим внимание работникам и потребителям, при необходимости умеющим рисковать; вовлекать всех в дело; развитием человеческого и материального потенциала; вложением инвестиций в людей. Все организации функционируют в определенной среде, которая обусловливает их действия. Выживание организаций в долгосрочном периоде зависит от способности адаптироваться к ожиданиям и требованиям среды. Любая организация имеет свою внутреннюю и внешнюю среду, в которой она функционирует. Внутренняя среда включает основные элементы, условия и подсистемы внутри организации, обеспечивающие осуществление протекающих в ней процессов. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Внутреннюю среду организации можно рассматривать с точки зрения статики, выделяя состав ее элементов и структуру, и с точки зрения динамики, то есть протекающих в ней процессов. Внутренняя среда – это совокупность элементов и процессов внутри организации. Внутренняя среда: 1) находится в пределах организации, 2) оказывает непосредственное воздействие на ее деятельность и эффективность 3) формируется в соответствии с целями и задачами организации, а также с возможностями (финансовыми, материальными, кадровыми и др) Цель, структура организации, организационные процессы, организационная культура - это ключевые элементы, которые определяют, как организация функционирует и достигает своих целей. Цель организации - это конкретные результаты, которых она стремится достичь. Цели могут быть стратегическими (долгосрочными) и тактическими (краткосрочными). Они направляют деятельность организации и помогают определить приоритеты и направления развития. Структура организации (организационная структура) - это система, которая определяет иерархию, распределение ролей и обязанностей, а также потоки коммуникации внутри организации. Она включает в себя различные уровни управления и подразделения, которые взаимодействуют для достижения общих целей. Примеры организационных структур включают линейную, функциональную, матричную и дивизиональную структуры. Организационные процессы - это последовательности действий и операций, которые выполняются для достижения целей организации. Эти процессы включают планирование, организацию, мотивацию, контроль и координацию деятельности сотрудников. Организационные процессы помогают обеспечить эффективное использование ресурсов и достижение поставленных целей. Организационная культура - это система ценностей, убеждений, норм и обычаев, которые формируются внутри организации и определяют её уникальный характер. Она включает в себя: ценности и убеждения; нормы и правила; традиции и обычаи; символы и артефакты (логотипы, офисное оформление и др.) Важнейшим элементом внутренней среды является организационный порядок, то есть совокупность постоянно автоматически действующих социальных связей и норм, в соответствии с которыми подчиненные могут действовать самостоятельно, не обращаясь каждый раз за указаниями к руководителю. Такой порядок может быть результатом спонтанно сложившегося механизма взаимодействия участников, но чаще искусственно конструируется, особенно на низовых уровнях организации, где его основы задаются технологией, и формализуется в соответствующих документах. Основные элементы внутренней среды: 1. Производство: включает комплекс машин, оборудования, сырья, материалов, инструментов, энергии, который производит переработку входящих ресурсов в готовый продукт. Основными характеристиками этой подсистемы являются: используемые технологии, производительность труда, издержки производства, качество продукта, объем запасов. 2. Персонал: Структура и квалификация сотрудников, производительность труда, текучесть кадров, интересы и потребности работников. 3. Организация управления: Организационная структура, система управления, квалификация и способности руководства, организационная культура. 4. Маркетинг: Анализ целевых рынков, разработка новых товаров и услуг, сбыт продукции. Связана с удовлетворением потребностей клиентов в продуктах предприятия путем изучения рынка, создания системы сбыта, организации оптимального ценообразования и эффективной рекламы, а также активного воздействия на рынок с целью формирования новых потребностей для увеличения рыночной доли и повышения рентабельности продаж. 5. Финансы и учет: финансовые ресурсы, учет и контроль финансовых потоков. Осуществляет движение и использование денежных средств в организации. В частности, поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей. Особое место во внутренней среде организации занимают люди. От их способностей, образования, квалификации, опыта, мотивации и преданности зависят, в конечном счете, результаты работы организации. Осознание того, что организация – это, прежде всего работающие в ней люди, что они главный ресурс организации, определяет отношение к персоналу. Управляющие уделяют большое внимание отбору людей, введению их в организацию, занимаются обучением и развитием работников, обеспечением высокого качества трудовой жизни. Люди, работающие в организации, их отношения и взаимодействия образуют социальную подсистему организации. Информация о внутренней среде фирмы необходима, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет уяснить цели и задачи организации. Важно, что помимо производства продукции (услуг) организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает социальные условия для их жизнедеятельности. Внутренняя среда максимально находится под контролем организации, т.к. она непосредственно подчиняется управленческим решениям. Однако, существует ряд ситуаций, когда внутренние элементы скорректировать оказывается довольно трудно или практически невозможно, даже при безусловной целесообразности изменений. В качестве примера можно привести вынужденное использование устаревшей производственной технологии, для обновления которой оказывается недостаточной материальная база предприятия. Такие ситуации составляют сопротивление внутренней среды, которое дополняет сопротивление среды внешней и также нуждается в адаптации к нему и компенсаторной корректировке тех внутренних элементов, в отношении которых изменения возможны. Внешняя среда Внешняя среда - то, что окружает организацию. Внешняя среда характеризуется степенью изменчивости. Организации, действующие в нестабильной среде, не могут позволить себе долгосрочное планирование, устойчивую кадровую политику, гарантии занятости. В окружении организации выделяют микроокружение (среда прямого воздействия) и макроокружение (среда косвенного воздействия). Макроокружение - это своеобразная философия среды обитания организации. Микроокружение - это набор рабочих контактов, без которых существование организации, как производственной системы, невозможно (потребители, поставщики, налоговые органы). Среда прямого воздействия - включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации. Среда косвенного воздействия - это те факторы, которые не оказывают прямого воздействия на организацию, но тем не менее оказывают влияние на неё. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Элементы прямого действия (микросреда, непосредственное окружение): 1) Поставщики - Поставщики материальных и природных ресурсов могут воздействовать на организацию, создавая ресурсную зависимость. Эта зависимость дает власть поставщикам и позволяет им оказывать влияние на себестоимость, качество продукции, сроки ее изготовления и в целом на эффективность деятельности организации. Установление предприятиями-монополистами неоправданно высоких тарифов на электроэнергию, газ, нерегулярное снабжение или отключение этих жизненно важных источников поступления ресурсов в случае неуплаты ставят многие организации на грань выживания или банкротства. Поэтому они стараются поддерживать со своими основными поставщиками взаимовыгодные отношения, порой на многолетней контрактной основе. Если фирма имеет надежных поставщиков, она может сэкономить на хранении запасов. От ненадежных поставщиков необходимо избавляться. Анализ поставщиков должен показать, какова конкурентная сила поставщика и каковы ее факторы. При анализе следует обращать внимание на цены товаров и услуг, их качество, соблюдение сроков, условий и объемов поставок, на то, является ли поставщик монополистом данного вида ресурсов, возможна ли смена поставщика. 2) Конкуренты - это фирмы, реализующие продукцию на одних и тех же рынках или оказывающие услуги, удовлетворяющие одни и те же потребности. Они конкурируют между собой за ресурсы. И самым главным из них является деньги покупателя. Фирма должна знать сильные и слабые стороны конкурента и на базе этого строить свою стратегию конкурентной борьбы. Конкурентная среда формируется не только внутриотраслевыми конкурентами, производящими аналогичную продукцию. Конкурентами могут стать фирмы, производящие замещающий продукт, и фирмы, вновь входящие на рынок («пришельцы»). Обычно создают барьеры на пути вхождения потенциальных «пришельцев» (специализация, низкие издержки, контроль над каналами распределения, доступ к дешевым источникам сырья, известная марка товара и т.д.). В современных условиях зачастую не борьба с конкурентом, а сотрудничество с ним позволяет эффективно адаптироваться к среде и достигать поставленные цели. 3) Покупатели (клиенты) Это все непосредственные покупатели и клиенты: торговые фирмы, официальные дистрибьюторы, магазины, фирмы-производители, торговые агенты, индивидуальные покупатели и клиенты. Влияние потребителей может выражаться в различных формах: в установлении определенного уровня цен, наличии особых требований к качеству, дизайну, техническим характеристикам продукции, формам оплаты и т.д. Производители могут оказывать влияние на потребителей, устанавливая более низкие цены, гарантируя высокое качество и сроки поставок, предлагая уникальную продукцию, хорошее сервисное обслуживание. Потребители очень важны для фирмы. Именно они определяют ее успех. Современная цель бизнеса – создать своего потребителя. Изучение покупателей позволяет лучше понять, какой товар фирмы будет пользоваться наибольшим спросом, на какой объем продаж она может рассчитывать, что ожидает продукт в будущем, насколько можно расширить круг потенциальных покупателей. Профиль покупателя может быть составлен по следующим характеристикам:  географическое месторасположение покупателя;  демографические характеристики (возраст, образование, сфера деятельности);  социально-психологическиехарактеристики (положение в обществе, стиль поведения, вкусы, привычки и т.д.). Изучая покупателя, фирма должна определить его торговую силу. Эта сила определяется такими факторами, как:  объем закупок, осуществляемых покупателем;  наличие товаров-субститутов;  уровень информированности покупателя;  стоимость перехода к другому продавцу;  чувствительность к цене. 4) Партнеры по бизнесу – спонсоры; те, кто обеспечивает логистику; эксперты, все те, с кем вы объединяете усилия. 5) Посредники – торговые посредники, маркетинговые агентства, дилеры, дистрибьютеры. 6) Контактные аудитории (банки, инвестиционные фонды, страховые компании, СМИ) 7) Государство и его структуры -министерства, ведомства, комитеты, инспекции, службы. Элементы косвенного действия (макросреда, макроокружение): 1) Традиции, культура народа (совокупность социальных норм, обычаев, верований и ценностей, которые преобладают в обществе и оказывают влияние на деятельность организации). 2) Состояние экономики (темпы инфляции, дефляции, уровень занятости, уровень жизни, уровень конкуренции в отрасли, налоговая ставка) 3) Политические факторы (нормативно-законодательные акты, долгосрочное государственное финансирование и кредитование, деятельность политических партий и объединений). 4) Международное окружение (иностранные законодательства, различные политические решения, лёгкость доступа к сырью) 5) Институциональная среда (совокупность правил и норм, которые формируют основу для деятельности организации, которые определяют рамки, в которых организации могут функционировать) 6) Информационная среда (совокупность информационных условий, в которых функционирует организация - доступность и качество информации, необходимой для принятия решений и ведения бизнеса; технологии и системы, обеспечивающие сбор, хранение, обработку и передачу информации; меры и системы, защищающие информацию от несанкционированного доступа и кибератак) 7) Природно-климатические факторы (климатические условия, природные ресурсы, экологические риски, экологические нормы) Эти факторы требуют от организаций гибкости и адаптивности, чтобы успешно и эффективно взаимодействовать с различными стейкхолдерами. Стейкхолдеры - это лица или организации, которые имеют интересы в проекте или деятельности компании и могут влиять на её результаты. Они могут быть как внутренними, так и внешними по отношению к организации. Внутренние стейкхолдеры: 1) Сотрудники -люди, работающие в компании, включая менеджеров и рядовых сотрудников. 2) Руководство -лица, принимающие ключевые решения, такие как члены совета директоров. 3) Акционеры -владельцы акций компании, заинтересованные в её финансовом успехе. Внешние стейкхолдеры: 1) Клиенты -люди или организации, которые покупают продукцию или услуги компании. 2) Поставщики - компании или лица, предоставляющие ресурсы и материалы для производства. 3) Государственные органы - регулирующие и контролирующие деятельность компании. 4) Общественность и СМИ - группы и организации, формирующие общественное мнение о компании. Внешняя среда организации характеризуется следующими чертами: сложностью, подвижностью, неопределенностью и взаимосвязанностью всех факторов. 1) Сложность внешней среды - это количество факторов, на которые обязана реагировать организация. 2) Подвижность внешней среды - это скорость, с которой происходит изменение в окружающей среде. 3) Неопределённость внешней среды - это относительное количество информации о внешней среде. 4) Взаимообусловленность факторов внешней среды - это уровень силы, в котором изменения в одном факторе влияет на другой. Неопределённость – основная характеристика внешней среды, которая, в свою очередь, зависит от ее сложности и подвижности. Под неопределенностью понимается неполнота или неточность информации о факторах внешней среды, следствием чего является сложность определения ее потребностей и изменений. Неопределённость характеризуется относительным количеством информации о внешнем окружении, которой располагает организация, с точки зрения ее достаточности, а также уровнем достоверности информации. Для измерения неопределённости можно использовать следующие переменные:  степень изменения спроса на продукт;  степень изменения цен поставщиков;  степень изменения цен конкурентов;  степень изменения в предложении труда;  степень изменения цены капитала;  степень изменения в методах конкуренции;  степень изменений в политике регулирования рынка;  степень изменения в результате влияния новой технологии, появившейся в отрасли;  уровень активности, обусловленный новыми конкурентами, появившимися на рынке;  уровень продаж в отрасли по результатам выхода на рынок с новой продукцией. Чем выше уровень неопределенности, тем сложнее принимать эффективные решения, тем выше риск. Поэтому фирма пытается снизить уровень неопределённости своего окружения. Для этого могут использоваться два типа стратегий: 1) адаптации фирмы к изменениям среды; 2) влияния, изменения самой среды, чтобы сделать ее более совместимой с целями и потребностями организации. Адаптация организации реализуется через следующие инструменты: 1. Создание информационной системы, позволяющей получать информацию об изменениях, произошедших у основных контрагентов предприятия; снижать неопределённость на входах и выходах и защищать, реализовывать интересы предприятия в среде. Деятельность по сбору информации осуществляется такими службами, как снабжение, маркетинг, стратегическое планирование, логистика. Создание этих отделов требует больших финансовых вложений со стороны предприятия, но данная деятельность может осуществляться и с привлечением консалтинговых фирм, специализирующихся на выполнении такого вида работ. 2. Прогнозирование тенденций развития внешней среды и стратегическое планирование деятельности предприятий подготавливают предприятие к возможным изменениям рыночной ситуации и неблагоприятным воздействиям окружения. Стратегическое планирование формулирует цели и стратегию предприятия, которая обеспечивает соответствие между предприятием и его средой. 3. Слияния, приобретение новых предприятий, образование стратегических альянсов с другими предприятиями, в том числе с бывшими конкурентами. Использование этого инструмента обеспечивает предприятие полноценными партнерами для создания перспективных, стабильных, интегрированных производственных, снабженческо-сбытовых, инвестиционных и инновационных структур. Это сокращает неопределенность среды за счет создания зоны стабильности; подготавливает предприятие к трудно прогнозируемым изменениям ситуации; ограничивает возможности оппортунистического поведения партнеров ( преследование своих интересов, в т.ч. нечестным путем); снижает трансакционные издержки; позволяет найти новое место предприятия в среде; обеспечивает его гибкость и адаптивность, создает предпосылки влияния на внешнюю среду и приводит к образованию синергетических эффектов. Синергетический эффект возникает в результате усиления субординации, координации и интеграции в сети предприятий-партнеров. 4. Гибкие организационные структуры, значимость которых как инструмента приспособления предприятия к среде состоит в том, что структура определяет характер и количество информационных и коммуникационных связей как внутри предприятия, так и между ним и его контрагентами. Гибкая адаптивная структура позволяет предприятию эффективно реагировать на изменения, происходящие во внешней среде, и осуществлять внутренние трансформации благодаря таким чертам, как способность быстро внедрять изменения и ориентация на человеческий потенциал как основной ресурс предприятия. Гибкие организационные структуры ориентируют предприятия на освоение новых продуктов, новых рынков и новых технологий. Они позволяют обеспечить партнерство и сотрудничество между всеми участниками хозяйственной деятельности предприятия, а также с потребителями его продукции и поставщиками ресурсов. 5. Партнерские отношения между руководством предприятия и его персоналом обеспечивают взаимодействие экономических агентов внутри предприятия, интеграцию внутренней среды и поддержание внутренней целостности. Предприятие не только подчиняется существующим экономическим отношениям, но и само формирует их, формирует ту среду, в которой функционирует. Влияние предприятия на среду возможно, когда оно интегрирует в себя достаточное количество ресурсов и обладает высоким социально-экономическим потенциалом. Предприятие предпочтет влияние на среду, когда очередное приспособление под изменения внешней среды будет оценено им как более дорогостоящий процесс, чем изменение самого окружения. Инструментами влияния предприятия на среду являются: 1. Реклама, которая формирует новые потребности, изменяет среду функционирования предприятия посредством сигналов о качестве товара, возведения барьеров входа на рынок предприятий-конкурентов, формирования доверительных отношений с потребителями и поставщиками. 2. Паблик рилейшнз устанавливают и поддерживают систему коммуникаций с контрагентами предприятия с целью формирования репутации, благоприятного общественного мнения о предприятии, его продукте, что укрепляет доверительные партнерские отношения в сети взаимодействующих с предприятием агентов и контрагентов. 3. Постоянные и устойчивые связи с поставщиками и потребителями на основе долгосрочных контрактов изменяют внешнюю среду через ограничение реакций партнеров на изменение ситуации, увеличение взаимных обязательств и доверия, на основе которых усиливается координация и интеграция между ними. Все это способствует формированию устойчивой сети взаимодействующих предприятий, которая структурирует внешнюю среду и позволяет контролировать ее. 4. Благодаря лоббированию интересов предприятия в парламенте, правительстве, в том числе местном, других властных структурах, предприятие становится участником, а порой и равноправным партнером правительства при формировании правовой базы и отраслевой, микроэкономической и макроэкономической политики. Для получения возможности лоббирования предприятия организуют вертикальные или горизонтальные структуры (объединения и ассоциации производителей одного вида продукции), ФПГ (финансово-промышленные группы) которые, кроме экономической, приобретают и политическую силу, возможность давления и равноправного сотрудничества с правительством и Центральным банком. 5. Профессиональные ассоциации – добровольные объединение различных предприятий, создаются с целью оказания помощи, поддержки, содействия, защиты и лоббирования их интересов. Обычно ассоциации создаются для достижения некоммерческих целей. Необходимость их формирования связана с тем, что рынок предполагает взаимодействие фирм – производителей одного товара. Деятельность ассоциаций направлена на налаживание взаимодействия, координацию предприятий – членов ассоциации, оказание информационных, маркетинговых услуг, повышение профессионального уровня управленческих кадров, защиту прав и интересов в законодательных, исполнительных, правоохранительных органах, информирование общественности, влияние на общественное мнение. Прежде всего, это организационная, методологическая и консультационная помощь, юридическая защита. В общероссийском масштабе действуют следующие общественные объединения товаропроизводителей: Координационный совет отечественных товаропроизводителей, Российский союз промышленников предпринимателей (работодателей), Агропромышленный союз России. На отраслевом и региональном уровнях действуют Ассоциация финансово-промышленных групп, Лига содействия оборонным предприятиям, Союз производителей нефтегазового оборудования, Ассоциация нефтепереработчиков и нефтехимиков, Союз золотопромышленников, Ассоциация малого и среднего предпринимательства, Союз предпринимателей текстильной и легкой промышленности и др. Оценка внешней среды. 1) Оценить изменения, которые влияют на текущую стратегию организации. 2) Оценить изменения, которые угрожают текущей стратегии организации. 3) Оценить изменения, которые предоставляют большие возможности организации.