Составление сводной номенклатуры дел, нарядов и производств суда

2.1. Сводная номенклатура дел, нарядов и производств суда (далее - номенклатура) - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) судебных дел, нарядов, производств, книг и журналов регистрации (учета) документов, реестров, карточек, заводимых в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях суда, либо по определенным направлениям деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) с указанием сроков их хранения, отражающий состав и организацию документального фонда суда. 2.2. Номенклатура предназначена для организации учета документов в делопроизводстве суда, группировки исполненных документов в дела, наряды и производства, их систематизации, индексации и определения сроков хранения. Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) срока хранения. 2.3. В суде составляются номенклатуры дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда (приложение N 1 к настоящей Инструкции) и номенклатура суда (приложение N 2 к настоящей Инструкции). 2.4. При составлении номенклатуры следует руководствоваться процессуальным законодательством, нормативными правовыми актами и методическими документами в сфере организации делопроизводства и архивного дела, положением об аппарате суда, положениями о структурных подразделениях суда, штатным расписанием, действующим перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков хранения (далее - Перечень документов), а также номенклатурами за предшествующие годы. 2.5. Номенклатура дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда на очередной год составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда, подписывается соответствующим председателем судебной коллегии, судебного состава (начальником структурного подразделения), согласовывается с начальником отдела делопроизводства (общего отдела) и работником, ответственным за работу архива суда, и представляется в отдел делопроизводства (общий отдел) до 1 ноября текущего года. 2.6. На основе номенклатур дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда отделом делопроизводства (общим отделом) или работником, ответственным за ведение делопроизводства (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), составляется номенклатура на очередной календарный год. Номенклатура состоит из разделов, наименования которых соответствуют наименованиям подразделений суда, расположенных в соответствии со структурой суда, либо из разделов согласно направлениям деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), расположенных с учетом действующей схемы построения Перечня документов. 2.7. Номенклатура визируется работником, ответственным за работу архива суда, подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела), согласовывается с экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда. Не реже одного раза в пять лет, если не было изменений в структуре суда, при наличии договора номенклатура согласовывается с соответствующим ЭПК архивного учреждения или федерального государственного архива. 2.8. Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 2.9. Номенклатура на очередной год доводится до сведения судей, работников аппарата суда с предоставлением выписок соответствующих разделов для использования в работе. Утвержденный (первый) экземпляр номенклатуры хранится в отделе делопроизводства (общем отделе). 2.10. Утвержденный экземпляр номенклатуры является документом постоянного хранения. 2.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера либо применяются литерные номера. Составления новой номенклатуры не требуется. 2.12. В случае упразднения (реорганизации) структурного подразделения суда или создания нового структурного подразделения суда номенклатура составляется заново, согласовывается с экспертной комиссией суда, ЭПК архивного учреждения или федерального государственного архива (при наличии договора) и утверждается председателем суда. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения суда разрабатывается и представляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в отдел делопроизводства (общий отдел) или работнику, ответственному за ведение делопроизводства суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), в месячный срок. 2.13. Графы номенклатуры заполняются следующим образом. 2.13.1. В графе 1 (индекс дела) номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в суде цифрового или буквенного обозначения судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения, направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения или направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. 2.13.2. В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов), которые отражают основное содержание и состав документов дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается использование наименований заголовков дел, которые не отражают содержание и состав документов дел (например: разные материалы, общая переписка и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы (справки, отчеты, переписку и прочее), являющиеся приложениями к какому-либо документу. Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру суда следующего года с тем же индексом с проставлением соответствующей отметки в графе "Примечание". При включении заголовков электронных дел в номенклатуру индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе. 2.13.3. В графе 3 номенклатуры по окончании календарного года указывается количество заведенных дел (томов). 2.13.4. В графе 4 номенклатуры указываются срок хранения дел, номера статей, установленных Перечнем документов. Сокращения сроков хранения, установленных действующим Перечнем документов, не допускается. 2.13.5. В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о ведении дел в электронном виде, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и другое. 2.13.6. Заполнение граф номенклатуры по судебным делам, апелляционным и кассационным производствам осуществляется по общим правилам. Графа 2 заполняется в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренных Перечнем документов, без включения в номенклатуру номеров конкретных судебных дел. 2.14. По окончании календарного года (до 1 февраля следующего года) судебными коллегиями, судебными составами и структурными подразделениями суда в отдел делопроизводства (общий отдел) представляются сведения о категориях и количестве заведенных в истекшем году дел для внесения в номенклатуру. На основе этих данных отделом делопроизводства (общим отделом) в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения (приложение N 2 к настоящей Инструкции). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры, передаются работнику, ответственному за работу архива.